Modificări aduse Legii Arhivelor Naționale și Codului Muncii

Modificări importante privind predarea documentelor către Arhivele Naționale, termenele și modalitatea de eliberarea de înscrisuri de către creatorii ori deținătorii de documente, inclusiv în cazul în care angajatorul se află în procedură de insolvență, faliment sau lichidare, au fost introduse în legislație începând cu data de 14 ianuarie 2023. Astfel, Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 („Legea Arhivelor Naționale”), cât și Legea nr. 53/2003 privind Codul Muncii („Codul Muncii”) au fost modificate cu ocazia adoptării Legii nr. 26/2023[1]. Modificări aduse Legii Arhivelor Naționale Până acum, creatorii ori deținătorii de documente sau, după caz, succesorii în drepturi ai acestora erau obligați să elibereze, conform legii, la cererea persoanelor fizice sau juridice, certificate, adeverințe, copii și extrase (în continuare, „înscrisuri”) de pe documentele pe care le creează ori le dețin, potrivit art. 29 alin. (1) din Legea Arhivelor Naționale. Noile modificări legislative dispun că această obligație a creatorilor ori deținătorilor de documente va trebui realizată în termen de maximum 60 de zile calendaristice. Totodată, noul text legal prevede că cererile persoanelor fizice sau juridice, adresate celor din urmă, vor trebui depuse în format letric sau în format electronic. Modalitatea de eliberare a înscrisurilor cu privire la documentele deținute de creatorii ori deținătorii de documente este și ea acum expres reglementată. Astfel, aceste înscrisuri se vor elibera în format letric și fie: (i) se vor preda la sediul creatorilor ori deținătorilor de documente, personal sau prin reprezentant legal, fie (ii) se vor transmite prin servicii de curierat/poștale, cu confirmare de primire. Legea prevede că solicitantul va suporta costul acestor servicii de curierat/poștale. Obligația de a comunica, în scris, în termen de 30 de zile, Arhivelor Naționale (fie organului central, fie serviciilor din teritoriu), documentele care le atestă înființarea, reorganizarea sau desființarea, în condițiile legii, precum și măsurile dispuse în vederea arhivării documentelor create sau deținute a fost extinsă inclusiv în cazul dizolvării sau lichidării realizate conform Legii societăților nr. 31/1990. O altă modificare relevantă o constituie instituirea unei noi obligații suplimentare în sarcina operatorilor[2] care trebuie să notifice Arhivele Naționale. Astfel, acești operatori vor trebui să includă de acum înainte în notificarea adresată Arhivelor Naționale și toate denumirile anterioare cunoscute ale creatorilor desființați/dizolvați, de la înființare și până la desființare sau radierea din registrul comerțului, după caz. Totodată, efectele acestei obligații de informare se extinde acum și cu privire la public, în sensul că toate denumirile anterioare cunoscute ale creatorilor desființați/dizolvați, astfel cum am precizat anterior, trebuie să fie publicate: (i) în cazul declarării falimentului, în condițiile legii, a unui creator de documente, fără ca activitatea acestuia să fie continuată de altul, de către operatorii economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice prin orice mijloace accesibile publicului, inclusiv pe pagina proprie de internet, respectiv de către (ii) Arhivele Naționale, pe pagina proprie de internet. Nu în ultimul rând, limitele maxime ale tarifelor pentru serviciile arhivistice prestate de operatorii economici autorizați în prestarea unor asemenea servicii, vor fi stabilite de acum înainte anual, prin ordin al președintelui Casei Naționale de Pensii Publice, cu avizul Arhivelor Naționale. Modificări aduse Codului Muncii Legiuitorul a adus modificări și asupra Codului Muncii. Legea 26/2023 introduce un termen de maximum 60 de zile în care, potrivit art. 34 alin. (6¹) din Codul Muncii, angajatorul care se află în procedură de insolvență, faliment sau lichidare, administratorul judiciar sau, după caz, lichidatorul judiciar este obligat să elibereze salariaților un document care să ateste activitatea desfășurată de aceștia, să înceteze și să transmită în registrul general de evidență a salariaților încetarea contractelor individuale de muncă. Noi sancțiuni Legiuitorul a introdus și o serie de noi sancțiuni. Astfel, nerespectarea unor obligații din Legea Arhivelor Naționale va constitui, de acum înainte, contravenție, fiind sancționată cu amendă de la 1.000 RON la 25.000 RON, dintre care amintim: ▸ obligația de notificare a Arhivelor Naționale a denumirilor anterioare cunoscute ale creatorilor desființați/dizolvați, ce incumbă acum asupra tuturor persoanelor prevăzute de art. 18 alin. (5) din Legea Arhivelor Naționale (nu doar lichidatorilor); ▸ obligația operatorilor economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice de a publica prin orice mijloace accesibile publicului, inclusiv pe pagina proprie de internet, toate denumirile anterioare cunoscute ale creatorilor desființați/dizolvați, conform art. 18 alin. (6) lit. a) din noua formă a Legii Arhivelor Naționale; ▸ obligația creatorilor ori deținătorilor de documente de a comunica în scris, în termen de 30 de zile, Arhivelor Naționale documentele care le atestă înființarea, reorganizarea sau desființarea, în condițiile legii, precum și măsurile dispuse în vederea arhivării documentelor create sau deținute. În ce privește modificările asupra Codului Muncii, nerespectarea obligațiilor stabilite în sarcina angajatorului aflat în procedură de insolvență, faliment sau lichidare, respectiv în sarcina administratorului judiciar sau, după caz, a lichidatorului judiciar, va constitui contravenție și va fi sancționată cu amendă de la 300 RON la 1.000 RON. Nu în ultimul rând, noua formă a Legii Arhivelor Naționale prevede că de acum înainte contravenientul poate achita, în termen de cel mult 15 zile de la data înmânării sau comunicării procesului-verbal de constatare și sancționare a contravențiilor, jumătate din cuantumul amenzii aplicate, agentul constatator făcând mențiune despre această posibilitate în procesul-verbal. Astfel, este instituită o excepție de la regulile de drept comun aplicabile în materie contravențională, care conferă contravenientului posibilitatea de a plăti, în termen de 15 zile de la data comunicării procesului-verbal, jumătate din minimul amenzii prevăzute de actul normativ.

 

[1] Legea nr. 26/2023 pentru modificarea și completarea Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și a Legii nr. 53/2003 - Codul muncii, publicată în Monitorul Oficial, Partea I nr. 30 din 11 ianuarie 2023. [2] Conform art. 18 alin. (5) din Legea Arhivelor Naționale, acești operatori sunt: lichidatorii; operatorii economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice; persoanele fizice sau juridice, inclusiv casele teritoriale de pensii, ce au în păstrare sau custodie arhivele creatorilor de documente desființați.