Ai depus declarația privind beneficiarul real?

Odată cu adoptarea în iulie 2019 a Legii nr. 129/2019 pentru prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative (denumită în continuare “Legea AML”) s-a instituit, printre altele, și obligația companiilor de declarare a beneficiarului real (“UBO”). Mai jos vom încerca să răspundem la cele mai comune întrebări puse de către companii cu privire la înregistrarea UBO. 1. Mie mi se aplică obligația privind depunerea declarației UBO? Ca regulă, toate societățile înregistrate la Registrul Comerțului cad sub incidența acestei obligații, însă bineînțeles că există și niște excepții, respectiv (i) companiile cotate la bursă, care fac obiectul cerinţelor de divulgare a informațiilor în conformitate cu dreptul Uniunii Europene sau cu standarde internaţionale care asigură transparența informațiilor privind exercitarea dreptului de proprietate, precum și (ii) societățile deținute integral sau majoritar de stat, dar și (iii) societățile constituite doar din asociați persoane fizice, atunci când aceștia sunt singurii beneficiari reali. 2. Cum se determină UBO? Următoarele criterii vor fi utilizate pentru determinare UBO (i) deținerea controlului în mod direct/indirect/alte mijloace sau (ii) în cazul în care nu poate fi determinat UBO conform punctului (i) managementul superior va fi considerat UBO. În ultimul caz, un aspect extrem de important este faptul că societatea trebuie să păstreze evidența măsurilor luate în vederea identificării UBO, precum și a dificultăților întâmpinate în procesul de verificare a identității UBO care a condus la alegerea managementului ca fiind UBO. Pentru controlul direct/indirect, Legea AML ne furnizează anumite indicii, respectiv:

► “deținerea a 25% plus unu acțiuni sau participare în capital al unei societăţi într-un procent de peste 25% de către o persoană fizică este un indiciu al exercitării directe a dreptului de proprietate” și

► “deţinerea a 25% plus unu acţiuni sau participarea în capital al unei societăţi într-un procent de peste 25% de către o entitate corporativă străină, care se află sub controlul unei persoane fizice, sau de către mai multe entităţi corporative străine, care se află sub controlul aceleiaşi persoane fizice, este un indiciu al exercitării indirecte a dreptului de proprietate”.

În schimb, pentru chestiunea referitoare la deținerea controlului prin alte mijloace, ne vom raporta la Directiva (UE) 2015/849 a Parlamentului European și a Consiliului din 20 mai 2015 privind prevenirea utilizării sistemului financiar în scopul spălării banilor sau finanțării terorismului („Directiva UE”) – Directiva UE specifică faptul că “Controlul prin alte mijloace poate include, printre altele, criteriile de control utilizate în scopul pregătirii situațiilor financiare consolidate, cum ar fi prin intermediul acordului acționarilor, exercitarea unei influențe dominante sau competența de a numi conducerea de rang superior”. De asemenea, în cazul în care am epuizat toate aceste criterii și tot nu am identificat persoana/ele fizică/e UBO, societățile pot considera managementul de rang superior ca fiind beneficiarul real. 3. De unde începem? Pentru determinarea UBO, trebuie să identificăm lanțul deținerilor. Ideea de bază a UBO este identificarea tuturor persoanelor fizice din spatele companiilor care dețin un control semnificativ, conform celor menționate la punctul 2 de mai sus. 4. L-am determinat si acum ce trebuie sa fac? După determinarea UBO, reprezentantul legal al societății trebuie să depună declarația UBO la Registrul Comerțului, împreună cu copia cărții de identitate a solicitantului. Cu privire la forma declarației, declarația UBO se poate da în fața reprezentantului Registrului Comerțului sau se poate depune, personal sau prin reprezentant, având dată certă, dată de notarul public ori atestată de avocat. Totuși, printr-o exceptare prevăzută în Ordonanța de urgență nr. 191/2020 pentru prelungirea termenelor privind depunerea unor documente prevăzute în sarcina asociațiilor și fundațiilor, precum și a persoanelor juridice înregistrate în Registrul Comerțului (“OUG 191/2020”), declarațiile UBO pot avea formă de înscris sub semnătură privată ori formă electronică și pot fi transmise prin mijloace electronice, cu semnătură electronică, sau prin servicii de poștă şi curier. 5. Ce trebuie sa conțină declarația UBO? Declarația UBO trebuie să conțină datele complete ale reprezentantului legal care semnează declarația, datele complete ale societății pentru se depune declarația UBO, datele de identificare ale UBO: numele, prenumele, data nașterii, codul numeric personal, seria și numărul actului de identitate/pașaportului, cetățenia, adresa completă a domiciliului sau reședinței, precum și modalitățile în care se exercită controlul asupra companiei, adică chestiunile expuse la punctul 2 de mai sus. Totodată, trebuie să fim atenți și la datele deja existente în Registrul Comerțului, în sensul în care Registrul Comerțului este competent să verifice acolo unde este cazul, concordanța între datele înscrise în baza lor de date şi datele privind UBO. Asta înseamnă că dacă societatea a determinat ca UBO pe administrator, iar datele administratorului nu sunt aceleași cu cele înscrise în baza de date a Registrului Comerțului, acesta nu va înregistra solicitarea cu privire la UBO decât daca datele vor fi actualizate corespunzător. 6. Până când trebuie să depunem declarația UBO? Conform OUG 191/2020, prima declarație se va depune în maximum 90 de zile de la încetarea stării de alertă. În cazul în care deja s-a depus prima declarație și intervin modificări cu privire la UBO, declarația modificatoare se va depune în termen de 15 zile de la data la care modificarea a intervenit. 7. Cine poate veni în control și ce sancțiuni riscăm dacă nu depunem declarația? Nerespectarea de către reprezentantul legal a obligației de depunere a declarației UBO constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei sau chiar cu dizolvarea societății. Constatarea contravențiilor și aplicarea sancțiunilor se realizează de către autoritățile fiscale sau chiar de către agenții Oficiului Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor.